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{{O|musei|novembre 2021}}
{{C|più da manuale che da enciclopedia|musei|novembre 2021}}
[[File:Sorting and cataloguing – australian volunteer Louise Barber with Chack Tuoch from the National Library of Cambodia. 2005. Photo- Kevin Evans (10722189116).jpg|miniatura|I volontari ordinano e catalogano una collezione della biblioteca presso la Biblioteca Nazionale della Cambogia . Creare documentazione e fornire condizioni di conservazione sicure sono aspetti importanti della gestione delle collezioni.]]
Le collezioni di beni culturali richiedono una grande cura e misure di protezione per garantire la loro sicurezza contro perdite o danneggiamenti esterni, ma richiedono anche una documentazione approfondita per aiutare a tracciare la vita di un oggetto all'interno dell'istituzione in cui è conservato. Per soddisfare queste esigenze, le istituzioni aderiscono agli standard e alle pratiche di gestione e cura delle collezioni, che servono a creare un ambiente sicuro per gli oggetti con una documentazione di accompagnamento chiara e precisa. Laddove la cura delle collezioni riguarda le azioni fisiche necessarie per prevenire o ritardare i danni al patrimonio culturale, la gestione delle collezioni può essere definita come "un processo di raccolta di informazioni, comunicazione, coordinamento, formulazione di linee guida, valutazione e pianificazione".<ref>{{Cita libro|autore=Johnson|nome=Peggy|titolo=Fundamentals of Collection Development and Management|ed=2|anno=2009|editore=The American Library Association|città=Chicago, IL|p=[https://archive.org/details/fundamentalsofco0000john_t0w9/page/2 2]|capitolo=1: Introduction to Collection Management and Development|urlcapitolo=https://archive.org/details/fundamentalsofco0000john_t0w9/page/2|ISBN=978-0-8389-0972-0}}</ref> Questi processi influenzano le decisioni sulla gestione dei registri e la politica di gestione delle raccolte, che delinea i protocolli per l'ambito della raccolta, la cura delle collezioni e la pianificazione e risposta alle emergenze.
 
== Sistemi di gestione delle collezioni ==
 
I sistemi di gestione delle collezioni (Collection Management Systems CMS in inglese) sono programmi software progettati per facilitare l'archiviazione e la catalogazione degli oggetti in una collezione, all'interno di biblioteche, archivi e musei. Sebbene ogni programma CMS sia unico, ci sono diverse funzionalità che sono considerate standard:
 
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* Politica di raccolta e conservazione per SunSITE ( [[biblioteca digitale]] ) <ref>{{Cita web|url=http://sunsite.berkeley.edu/Admin/collection.html}}</ref>
 
Oltre a stabilire le priorità per l'acquisto di nuovi materiali, le politiche di raccolta servono anche da guida quando alle biblioteche vengono offerte donazioni o dotazioni . L'acquisizione di materiali può essere meno costosa dell'elaborazione (smistamento, catalogazione, ecc.) e dei costi di conservazione a lungo termine di molti materiali, e anche le donazioni alle biblioteche di solito hanno costi di gestione associati.
 
La politica di un'istituzione può anche includerne la storia.
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=== Politica di raccolta ===
Scritte come una sottosezione della politica generale di gestione della collezione, la maggior parte dei collezionisti e delle istituzioni culturali utilizza una politica delle collezioni, o una politica dei criteri di selezione, in cui viene delineato lo scopo della collezione e i tipi di oggetti considerati più rilevanti. La politica di raccolta definisce l'ambito della collezione e la sua rilevanza per la missione dell'istituzione fungendo da "ampia descrizione delle collezioni [dell'istituzione] e una spiegazione di come e cosa raccoglie il museo e come vengono utilizzate tali collezioni".<ref name="AAM">{{Cita testo|wkautore1=American Alliance of Museums|url=http://www.aam-us.org/docs/continuum/developing-a-cmp-final.pdf?sfvrsn=2|anno=2012}}</ref> L'ambito della collezione così come stabilito in questa politica serve a definire se, quando e come un'istituzione culturale sceglie di accedere o rimuovere oggetti dalla sua collezione. Inoltre, poiché diversi tipi di collezioni richiedono protocolli di tutela unici, la politica di raccolta definisce nel dettaglio anche le categorie associate alla collezione, come biblioteca o archivio, istruzione o ricerca, permanente e mostra. La politica di raccolta potrebbe anche affrontare i conflitti di interesse per i dipendenti che detengono collezioni personali simili a quelle dell'istituto presso cui sono impiegati.<ref name="MRM5,2A">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|pp=24–29|capitolo=2A: Collection Management Policies|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref><ref name="AAM" />
 
==== Acquisizione ====
L'acquisizione può essere definita come "il processo di creazione di una registrazione permanente di un oggetto, assemblaggio o lotto ricevuto da una fonte in un determinato momento per il quale l'[istituzione] ha la custodia, il diritto o il titolo, e l'assegnazione di un numero di controllo univoco a detto oggetto, assemblaggio o lotto." <ref>{{Cita testo|wkautore1=University of Alaska Museum of the North|url=http://www.uaf.edu/museum/collections/ethno/policies/acquisitions/}}</ref> Come parte della politica di raccolta, i collezionisti e le istituzioni devono definire i termini di acquisizione per garantire che solo gli oggetti rilevanti vengano inseriti con successo nella collezione. Questa parte delle linee guida definisce: chi all'interno dell'istituzione è autorizzato a prendere decisioni sull'acquisizione o meno di un oggetto, in quali termini legali l'oggetto deve essere acquisito (ad es. documentazione comprovante l'acquisto legale, restrizioni all'importazione e all'esportazione e diritti di proprietà intellettuale) e [[wiktionary:repository|informazioni sull'accordo del repository]] se l'oggetto deve essere archiviato all'interno di una struttura fuori sede.<ref name="MRM5,2A">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|pp=24–29|capitolo=2A: Collection Management Policies|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref> La sezione di adesione della politica di raccolta potrebbe anche discutere i punti di forza e di debolezza della raccolta esaminando la storia della collezione nel suo insieme. Ciò a sua volta consente al collezionista o all'istituzione di stabilire linee guida per migliorare, far crescere e sviluppare la collezione nel modo migliore.<ref name="AAM">{{Cita testo|wkautore1=American Alliance of Museums|url=http://www.aam-us.org/docs/continuum/developing-a-cmp-final.pdf?sfvrsn=2|anno=2012}}</ref>
 
==== Esclusione ====
L'esclusione è l'opposto dell'acquisizione e comporta la rimozione permanente di un oggetto e di tutti i documenti associati ad esso dalla collezione di un privato o di un'istituzione. Come la parte relativa all'adesione della politica di raccolta, la sezione relativa all'esclusione stabilisce i termini in base ai quali un oggetto può essere considerato per la rimozione, nonché le figure professionali con l'autorità per approvare il processo. Inoltre, questa sezione illustra le restrizioni legali associate alla rimozione dell'oggetto e i tipi di smaltimento appropriati in base al motivo dell'esclusione.<ref name="MRM5,2A">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|pp=24–29|capitolo=2A: Collection Management Policies|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref> Ci sono molte ragioni per cui un oggetto può essere rimosso da una raccolta, tra cui:
 
* L'oggetto è stato ritenuto non più pertinente alla missione del titolare della collezione o all'ambito della collezione permanente.
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==== Prestiti e custodia temporanea di oggetti ====
Collezionisti e istituzioni a volte trasferiscono oggetti facenti parte delle loro collezioni per periodi di tempo temporanei come parte di accordi di prestito o custodia temporanea. Questi prestiti aiutano a condividere e diffondere informazioni fra diverse comunità e possono rivelarsi reciprocamente vantaggiosi sia per gli individui che per le istituzioni stesse.<ref name="AAM">{{Cita testo|wkautore1=American Alliance of Museums|url=http://www.aam-us.org/docs/continuum/developing-a-cmp-final.pdf?sfvrsn=2|anno=2012}}</ref> I prestiti possono verificarsi per una serie di motivi e ai fini delle linee guida i prestiti possono essere definiti come: prestiti per mostre fisse o itineranti, prestiti per scambi, prestiti per studi, regali promessi, regali a interesse frazionario (un "interesse residuo del donatore in un regalo parziale"), e prestiti a lungo termine. Le politiche per i prestiti possono essere applicate anche alle acquisizioni durante il periodo di lavorazione, agli oggetti non richiesti fino a quando non si può organizzare un ritorno presso la loro sede abituale e agli oggetti da collezione o quegli oggetti trovati, abbandonati o non reclamati, di cui la proprietà non è chiara.<ref name="AAM" /><ref name="MRM5,3L">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|p=120|capitolo=3L: Loans|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref>
 
All'interno della sezione riguardante l'ambito delle collezioni di una politica di gestione delle collezioni, c'è in genere un'area dedicata alla discussione delle procedure per l'approvazione e l'accettazione del prestito, le commissioni di acquisizione associate, la documentazione richiesta, i requisiti assicurativi specifici e le istruzioni di monitoraggio per le mostre temporanee. Questa sezione può anche includere informazioni su vecchi prestiti e opere con restrizioni che disciplinano se e quando possono lasciare l'istituzione proprietaria.<ref name="AAM">{{Cita testo|wkautore1=American Alliance of Museums|url=http://www.aam-us.org/docs/continuum/developing-a-cmp-final.pdf?sfvrsn=2|anno=2012}}</ref> La politica di prestito dovrebbe affrontare sia i prestiti in entrata che in uscita con procedure scritte accuratamente redatte.<ref name="MRM5,3L">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|p=120|capitolo=3L: Loans|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref>
 
==== Valutazione del rischio ====
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In termini di deposito, un solido [[Ingegneria strutturale|design strutturale]] è fondamentale per garantire che gli oggetti rimangano intatti. Ciò include l'utilizzo di imbottiture e di sostegni per gli oggetti al fine di prevenire danni da urti, e vetrine o supporti stabili, attività che richiedono la collaborazione con un produttore specializzato di supporti per garantire la corretta creazione e installazione. Basamenti, mensole, cassetti e custodie, oltre a elementi di fissaggio, adesivi, carte e schiume, devono essere scelti in base alla loro compatibilità con il design strutturale e i materiali di ogni singolo oggetto.<ref>{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|pp=295–296|capitolo=5H: Storage|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref> La politica di gestione delle collezioni dovrebbe delineare specifiche quali l'uso di materiali privi di acidi (pH neutro) e coloranti; l'adozione di [[Ebanisteria|armadietti]] chiusi ove disponibili; rivestimenti appropriati come tessuti (ad es. [[mussola]] non sbiancata), fogli di [[polietilene]] [[Schiuma|e schiuma a cellule chiuse]] (ad es. etaschiuma); contenitori in carta, plastica, legno o metallo; custodie come cartelle o tappetini; e standard per telai, supporti e sistemi di fissaggio in genere.<ref>{{Cita libro|nome=Rebecca A.|cognome=Buck|nome2=Jean Allman|cognome2=Gilmore|cognome3=American Association of Museums|titolo=MRM5 : museum registration methods|url=https://www.worldcat.org/oclc/607322698|accesso=11 novembre 2021|edizione=5th edition|data=2010|oclc=607322698|ISBN=978-1-933253-15-2}}</ref>
 
Le principali condizioni ambientali che richiedono protocolli definiti nella politica di gestione delle collezioni includono [[temperatura]], [[Umidità|umidità relativa]] (UR), luce e agenti contaminanti .<ref name="MRM5,5G">{{Cita libro|autore=Buck|nome=Rebecca A.|autore2=Gilmore|nome2=Jean Allman|titolo=Museum Registration Methods|ed=5|anno=2010|editore=The AAM Press, American Association of Museums|città=Washington, D.C.|pp=287–292|capitolo=5G: Preventive Care|ISBN=978-0-8389-1122-8}}</ref> È impossibile prevenire completamente il deterioramento naturale degli oggetti, ma monitorando attentamente l'ambiante e attuando linee guida corrette relative alle condizioni ambientali, gli effetti di queste condizioni possono essere notevolmente ridotti.
 
* ''Temperatura'' : è consentita una certa flessibilità per quanto riguarda la temperatura, poiché è impossibile controllare il clima esterno. Tuttavia, gli standard delle linee guida dovrebbero mirare a stabilire intervalli di temperatura ottimizzati per il tipo di oggetti da conservare, le restrizioni energetiche e finanziarie del collezionista o dell'istituzione, nonché i livelli di comfort umano all'interno sia delle gallerie espositive che dei depositi.<ref name="Erhardt">{{Cita pubblicazione|cognome=Erhardt|nome=David|titolo=Applying Science to the Question of Museum Climate|rivista=Museum Microclimates|anno=2007|serie=National Museum of Denmark|pp=11–18}}</ref>
* ''Umidità relativa'' : come la temperatura, anche gli standard di umidità relativa consentono alcune fluttuazioni, sebbene le politiche dovrebbero tenere conto del fatto che l'umidità eccessiva o gli sbalzi drammatici improvvisi dell'umidità relativa sono dannosi per quasi tutti i materiali del patrimonio culturale e possono causare problemi come [[corrosione]], [[muffa]], fessurazioni,<ref>{{Cita web|url=http://www.conservation-wiki.com/wiki/Crack}}</ref> deformazioni,<ref>{{Cita web|url=http://www.conservation-wiki.com/wiki/Warp_(damage)}}</ref> o infragilimento .<ref name="Erhardt" /><ref>{{Cita pubblicazione|cognome=Mecklenburg|nome=Marion F.|titolo=Temperature and Relative Humidity Effects on the Mechanical and Chemical Stability of Collections|rivista=ASHRAE Journal|pp=69–74}}</ref>
* ''Luce'' : ci sono due tipi di luce - [[Radiazione ultravioletta|ultravioletta]] (UV) e [[luce]] appartenente allo spettro del visibile, ossia quella percepita dall'occhio umano - che devono essere affrontati nell'ambito della gestione e della cura delle collezioni. Gli effetti dell'esposizione alla luce dello spettro del visibile sono cumulativi, ma questa è necessaria per visualizzare e maneggiare in sicurezza gli oggetti all'interno di una collezione, il che significa che dovrebbero essere stabiliti standard per limitare il tempo e i livelli di intensità dell'esposizione luminosa, senza mettere a rischio la sicurezza dei visitatori o del personale.<ref name="Michalski">{{Cita pubblicazione|cognome=Michalski|nome=Stefan|titolo=The Lighting Decision|rivista=CCI Preprints|anno=1997|serie=Canadian Conservation Institute}}</ref> La luce UV, invece, non è necessaria per la fruizione o la movimentazione delle collezioni, e come tale va eliminata il più possibile attraverso l'utilizzo di [[Filtro (ottica)|filtri]] per evitare danni quali ingiallimento o disgregazione.<ref name="Michalski" />
* ''Contaminanti'' : gli agenti contaminanti possono assumere una varietà di forme come gas, liquidi o solidi e possono rappresentare una minaccia non solo per la collezione, ma anche per quegli individui che vi entrano a contatto. Per garantire la sicurezza del personale e dei manufatti, è necessario che la politica di gestione della collezione specifichi i metodi appropriati per documentare e ricercare i materiali che rappresentano un rischio in quanto introdurrebbero contaminanti, nonché spiegare quali precauzioni devono essere prese per prevenire contaminazione come risultato di un errore umano o della degradazione chimica dei manufatti della collezione. Gli oggetti contaminati possono mostrare segni di disintegrazione, scolorimento <ref>{{Cita web|url=https://www.conservation-wiki.com/wiki/Discoloration|titolo=Discoloration - Wiki|sito=www.conservation-wiki.com|accesso=11 novembre 2021}}</ref> o corrosione.<ref name="MRM5,5G"/>
===== Imballaggio e trasporto =====
I manufatti che costituiscono una collezione dovrebbero idealmente essere maneggiati il meno possibile poiché questo costituisce il momento di maggior rischio. Una corretta esposizione e un corretto deposito contribuiranno a mitigare alcuni dei rischi di danni accidentali, ma è importante creare e implementare standard elevati per la cura e la manipolazione di routine, nonché per l'imballaggio e il trasporto.<ref name="NPS,Chp6"/></ref> È estremamente importante garantire che il personale sia consapevole e istruito sulle pratiche standard per la manipolazione degli oggetti come i protocolli di lavaggio delle mani, l'uso appropriato di guanti di cotone o lattice, le pratiche consolidate per identificare le debolezze strutturali che possono richiedere cure speciali e le modalità accettate di trasporto di oggetti all'interno dell'istituzione (es. pianali, carrelli, vassoi, pannelli e carta velina).<ref>{{Cita testo|url=https://www.gov.mb.ca/chc/hrb/pdf/handling_museum_objects.pdf|anno=2005}}</ref>
 
A volte un collezionista o un'istituzione avrà bisogno di spostare oggetti al di fuori dei luoghi di esposizione e di deposito. La politica di gestione della raccolta, che discute le corrette procedure per prestiti e acquisizioni, deve quindi prevedere anche adeguati protocolli di imballaggio e trasporto per garantire che gli oggetti arrivino a destinazione in sicurezza. Per garantire un trasporto sicuro, le tecniche di manipolazione devono essere combinate con i requisiti di imballaggio individuali per l'oggetto specifico da spedire. Idealmente, l'oggetto sarà imballato in un contenitore da spedizione che fornisce protezione da urti, vibrazioni, improvvisi cambiamenti climatici e da errori di movimentazione. Le linee guida di gestione della collezione consiglieranno il personale su come affrontare al meglio questioni come "la fragilità dell'oggetto, il metodo di spedizione, le condizioni ambientali attraverso le quali viaggeranno gli oggetti e le condizioni ambientali a destinazione".<ref name="NPS,Chp6">{{Cita testo|wkautore1=National Park Service|anno=1999|url=http://www.nps.gov/history/museum/publications/MHI/CHAP6.pdf |titolo="Chapter 6: Handling, Packing, and Shipping", ''Museum Handbook, Part I: Museum Collections''}}></ref> Durante il processo di imballaggio e trasporto, è probabile che diversi dipartimenti all'interno dell'istituzione di partenza contribuiscano e la collaborazione con l'istituto ricevente deve essere organizzata per fornire politiche per l'acclimatazione e il disimballaggio dell'oggetto una volta ricevuto.<ref>{{Cita pubblicazione|anno=2005|volume=44|doi=10.1179/019713605806082293}}</ref><ref>{{Cita libro|autore=Richard|nome=Mervin, Marion F. Mecklenburg, and Ross M. Merrill|titolo=Art in Transit Handbook|anno=1997|editore=National Gallery of Art|città=Washington|ISBN=0894681656}}</ref>
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==== Politica di sostenibilità ====
[[Sostenibilità|La sostenibilità]] è definita come l'uso, lo sviluppo e la protezione delle risorse per soddisfare le esigenze delle generazioni attuali e future.<ref>{{Cita web|url=https://www.oregon.gov/das/Facilities/Pages/Sustainability.aspx|sito=www.oregon.gov|accesso=10 novembre 2021}}</ref> Le politiche di sostenibilità delle collezioni sono specifiche della collezione o dell'istituzione, in quanto bilanciano il contesto economico e sociale delle collezioni con l'impatto ambientale delle stesse, garantendo nel contempo il rispetto della legislazione locale e nazionale. Un piano d'azione per la sostenibilità viene utilizzato per identificare le pratiche non sostenibili, delineare un obiettivo e un calendario di completamento e assegnare le responsabilità. Le politiche di sostenibilità e i piani d'azione per la sostenibilità considerano la sostenibilità attraverso la lente dell'utilizzo delle risorse economiche, quando si considera il rapporto costi-benefici dei processi riguardanti il deposito, il personale, l'approvvigionamento, la manutenzione e la gestione dei rifiuti;<ref>{{Cita web|url=https://aiccm.org.au/wiki/sustainable-collections-resourcing/|sito=Australian Institute for the Conservation of Cultural Material|lingua=en-AU|accesso=10 novembre 2021}}</ref> il capitale sociale, quando si garantisce la parità rappresentativa attraverso l'impegno della comunità e la difesa degli stakeholder ;<ref>{{Cita web|url=https://aiccm.org.au/wiki/sustainable-collections-access-and-engagement/|sito=Australian Institute for the Conservation of Cultural Material|lingua=en-AU|accesso=10 novembre 2021}}</ref> e l'impatto ambientale, quando si persegue la riduzione dei rifiuti, le [[Analisi del ciclo di vita|valutazioni del ciclo di vita]] e le alternative più sicure per l'ambiente rispetto ai prodotti chimici per la conservazione, agli imballaggi e ai materiali di trasporto.<ref>{{Cita web|url=https://aiccm.org.au/wiki/sustainable-collections-greening/|sito=Australian Institute for the Conservation of Cultural Material|lingua=en-AU|accesso=10 novembre 2021}}</ref>
 
Esempi di politiche di sostenibilità includono: