Utente:Maria Rosaria Califano/sandbox/voce tre

La revisione delle raccolte è una fase dell'attività di gestione delle collezioni in biblioteca. È una complessa operazione tecnica, che attraverso l’esame di una collezione persegue l’obiettivo di valorizzare il patrimonio librario e soddisfare in modo coerente le esigenze dell’utenza di riferimento.

Inquadramento generale

È una fase dell’attività di gestione delle collezioni che a volte si conclude con l’allontanamento dei libri dallo scaffale e altre volte con l’integrazione e l’acquisto di opere mancanti. Negli anni l'accento si è spostato dalla crescita quantitativa delle raccolte librarie alla crescita qualitativa in termini di funzionalità, di utilizzo e di aumento della capacità di risposta alle esigenze informative e culturali espresse dagli utenti. È una pratica non molto diffusa nelle biblioteche italiane perché accanto alle difficoltà di tipo amministrativo dovuta ad una normativa non abbastanza chiara vi è una tendenza, tipica del mondo biblioteconomico italiano, alla conservazione, all’accumulazione patrimoniale. Impropriamente si accumuna con il termine scarto che è invece una delle possibili conseguenze dell’intero processo.

Le attività legate alla revisione sono generalmente gestite attraverso un documento di programmazione che non solo prevede le fasi pratiche ma che descrive contenuti e finalità della collezione stessa. Nel documento sono esplicitati i criteri  della revisione, le finalità e l’obiettivo della biblioteca, i criteri di esame della collezione, le modalità operative della revisione nonché gli interventi finali. Non esiste una modalità unica  ed ogni biblioteca  definisce l'attività di revisione in funzione della propria politica di gestione delle collezioni.

Storia

La riflessione su questo tema è stata avviata agli inizi del XX secolo negli Stati Uniti. È proprio in ambito americano, infatti, che l'argomento sembra essere stato trattato per la prima volta dall'allora preside di Harvard, Charles W. Eliot, che, nel 1902, propose una selezione negli acquisti e lo scarto dei testi non utilizzati, da riporre in magazzino.

Risale al 1940 il primo manuale dedicato all'argomento e pubblicato negli Stati Uniti, nel quale vengono individuati e suggeriti i criteri per lo scarto, quali le cattive condizioni fisiche dei libri, la mancanza di prestiti da almeno due anni per i romanzi o il carattere obsoleto del contenuto dei documenti stessi. Successivamente, H.A. Bernt individua sette criteri per la revisione delle raccolte nelle biblioteche di pubblica lettura, tra cui lo stato di usura, la necessità di sostituire un’opera il cui contenuto è superato o non più rispondente agli interessi del pubblico o un errore nella politica di acquisizione.

Fino agli anni Sessanta i metodi di revisione si erano basati essenzialmente sul giudizio del bibliotecario. Rispetto a questo soluzione nella comunità scientifica nacque una discussione riguardo la necessità di ratificare dei criteri quanto più possibile oggettivi. A questo proposito Fussler e Trueswell furono tra i primi a promuovere il criterio dell’uso precedente del documento e l’individuazione di una data limite di non utilizzo come metodo per presupporre l’uso futuro e quindi per guidare il processo di revisione delle raccolte. Questo ragionamento sarà alla base anche dell’opera di Slote, ritenuta di riferimento nei paesi anglofoni. Nel suo manuale Slote conclude che la data di pubblicazione è un criterio di eliminazione valido, ma non sufficiente paragonato al periodo di non-prestito, che si rivela essere quindi il più attendibile.

In Gran Bretagna i primi studi sull’ argomento iniziano negli anni Sessanta. Nel 1975 viene pubblicato il rapporto Atkinson, come relazione dei lavori di una commissione nata per studiare i bisogni di investimento delle biblioteche universitarie. Nel rapporto viene sviluppato il concetto di auto-rinnovamento della biblioteca o di biblioteca a crescita zero, cioè di una biblioteca in cui si elimina la stessa quantità di testi che si acquista. Questo studio ha suscitato molte polemiche, ma ha avuto il merito di iniziare a porre l’attenzione sul tema della quantità ottimale di una raccolta, oltre il quale il rapporto costi-benefici diminuisce. Nel 1978 McClellan pubblica un libro sul controllo del patrimonio a partire dal quale molte biblioteche pubbliche inglesi hanno iniziato ad analizzare la consistenza delle raccolte elaborando dei dati che permettono di calcolare il livello ottimale dei fondi di ogni biblioteca e di distribuire i finanziamenti corrispondenti.

In Francia si assiste ad un primo interesse per l’argomento nel 1978, quando l’ Association des Bibliothécaires de France organizza un congresso sul tema. Il primo grande lavoro di revisione si realizza nel 1986 nella Biblioteca Pubblica di Parigi, realizzata senza magazzino e a scaffale aperto. Da questo progetto nascerà il manuale di riferimento a cura di Gaudet e Lieber.

In Italia c'è stata per molto tempo una certa reticenza a trattare l'argomento, poichè ha prevalso un atteggiamento difensivo volto a considerare tutte le biblioteche come conservative. In quest'ottica le biblioteche italiane hanno approcciato i progetti di revisione solo per risolvere drammatici problemi di spazio. I primi cenni al tema si trovano nella manualistica degli anni Settanta e Ottanta, ma di sicuro meritano una nota particolare le opere di Carotti, che per primo ha affrontato la questione in modo organico, fornendo anche dei metodi operativi mutuati dalla biblioteconomia americana.

L'IFLA nelle sue linee guida per le biblioteche pubbliche ha sempre posto l'attenzione sull'importanza dell'aggiornamento delle collezioni per renderle rispondenti alle richieste del pubblico di lettori a cui si rivolgono. Nel 1994 chiariva che le collezioni delle biblioteche pubbliche devono «riflettere gli orientamenti attuali e l'evoluzione della società», aggiungendo nel 2002 che per garantirne la coerenza con i bisogni della comunità esse richiedono un continuo lavoro di manutenzione tramite l'acquisizione di materiali aggiornati e l'eliminazione di quelli superati. In tempi più recenti, nel 2010, l'IFLA ha equiparato per importanza il processo di scarto a quello di acquisto, indicandolo come fattore centrale per mantenere la qualità complessiva delle raccolte.

Analisi e sistemi di valutazione

Le attività legate alla revisione sono generalmente gestite attraverso un documento di programmazione che non solo prevede le fasi pratiche ma che descrive contenuti e finalità della collezione stessa. Nel documento sono esplicitati i criteri della revisione, le finalità e l’obiettivo della biblioteca, i criteri di esame della collezione, le modalità operative della revisione nonché gli interventi finali. Non esiste una modalità unica ed ogni biblioteca definisce l'attività di revisione in funzione della propria politica di gestione delle collezioni. Il primo passo della programmazione di revisione delle raccolte consiste nella stesura di un piano d’azione, che si sviluppa in quattro fasi:

• L’analisi dei bisogni: è necessario dichiarare il motivo della revisione, se si è mossi da fini materiali (spazio ristretto, deterioramento dei documenti) e/o intellettuali (aggiornamento delle raccolte); quale sezione o quale supporto prendere in considerazione; che tipologia di utenza si è intenzionati a soddisfare.

•Lo studio di fattibilità: serve a comprendere i limiti dell’operazione e le risorse da spendervi.

• La ricerca delle soluzioni: sia a livello tecnico, comparando diverse soluzioni con i loro costi (riassetto o restauro dei locali, relegazione dei libri in magazzini interni o esterni, trasposizione su altri supporti, eliminazione); sia sul piano intellettuale (metodologia da seguire per l’analisi dei documenti: criteri materiali, criteri quantitativi, criteri qualitativi); sia a livello logistico-organizzativo (scelta di un metodo pratico di lavoro).

• La valutazione dei risultati: misurare lo scarto fra aspettative ed esecuzione effettiva è necessario per una migliore messa a punto degli interventi futuri. Il progetto va formalizzato in un piano di lavoro scritto, necessario per conferirgli chiarezza e trasparenza e per agevolarne la divulgazione al personale, agli utenti e ai consigli di amministrazione, cui va generalmente richiesta l’approvazione del piano.

Il processo di revisione si basa su una analisi congiunta di fattori qualitativi e quantitativi. Quelli generalmente considerati sono:

• la condizione dei documenti, in cui vengono valutati i requisiti fisici, in particolare il livello di deterioramento;

• l’età dei documenti: l’età deve essere qualificata (si può fare riferimento alla data di pubblicazione, di riedizione, di acquisto, di copyright); il criterio temporale non è particolarmente obiettivo: la validità di un documento non si riduce necessariamente con il tempo, poiché a volte una pubblicazione datata è di una qualità superiore rispetto a un manuale molto recente.

• la validità dei contenuti, processo nel quale viene verificato l'aggiornamento delle informazioni rispetto allo stato delle conoscenze contemporanee e la corrispondenza con i bisogni e gli interessi dell'utenza di riferimento

• i tassi d’uso, in cui viene preso in considerazione l’indice di circolazione dei libri, poiché il calo d’uso di un libro potrebbe indicare che esso è diventato obsoleto, tenendo comunque presente che non esiste un rapporto diretto fra l’utilità di un documento e il suo uso.

• La ridondanza, in cui viene valutata la necessità di conservare diverse copie del medesimo documento.

Esistono vari sistemi, o griglie, messi a punto per garantire una valutazione più oggettiva possibile. Il metodo più utilizzato è il metodo CREW, sviluppato dall’American Library Association nel 1980, rielaborato nel 1986 dal personale della Bibliotèque Publique d’Information di Parigi, che creò la cosiddetta regola IOUPI (Incorrect, Ordinaire, Usè, Pèrimè, Inadequat). È un procedimento che valuta l’età dei documenti, il periodo di non uso e una serie di fattori indicati con l’acronimo italiano SMUSI (Scorretto, Mediocre, Usurato, Superato, Inadeguato), che si riferiscono sia alla correttezza e all’attualità dei contenuti, sia allo stato di usura fisica. Una formula alfanumerica esprime per ogni segmento disciplinare, indicato dalla classe Dewey, i criteri individuati: ad esempio nella stringa 8/3/SMUSI la prima cifra rappresenta il numero di anni passati dal deposito legale (serve a comprendere l’età delle informazioni del libro); il secondo codice riproduce il numero di anni in cui il libro non è andato in prestito; il terzo elemento mette in evidenza il fatto che il libro ha uno o più fattori negativi SMUSI. Se uno degli elementi non è significativo alla valutazione finale, è rimpiazzato nella formula da una X.

La griglia di valutazione di Whittaker, pubblicata nel 1982 in “Systematic evaluation. Methods and sources for assessing books” è uno strumento grazie al quale il bibliotecario può eseguire un esame completo del documento suddiviso in tre fasi: la previsione (la visione d’insieme della pubblicazione), la visione (il giudizio sui criteri bibliografici e la lettura accurata), la revisione (il controllo finale e una nuova osservazione generale). I dati presi in considerazione nella griglia Whittaker sono di natura bibliografica (autori principali e secondari, eventuali curatori, luogo e data di pubblicazione, ordinamento delle informazioni, eventuali apparati iconografici, presenza di bibliografia), bibliologica (analisi del supporto sia per le condizioni sia per il suo design) e semantica (contenuto, analisi del punto di vista, correttezza degli argomenti, verifica del contesto ideologico di produzione, rilevazione delle incoerenze).

possono essere suddivisi in:

• Criteri bibliografici
• Persone: Autore, curatore, comitato scientifico, traduttore, editore, tipografo,distributore, autore degli apparati iconografici.
• Forma: Titolo (principale e complementare), luogo e data di copyright, edizione e/o stampa, collana, n. di edizione, prezzo.
• Struttura: Ordinamento delle informazioni (suddivisione in parti, capitoli e paragrafi), presenza di apparati iconografici e di complemento, efficacia degli indici (generali e speciali) e dei rinvii, presenza di note e di bibliografie (essenziali, selettive, esaustive e commentate).
• Criteri bibliologici
• Produzione: Supporto, legature, condizioni fisiche (caduta totale o parziale di fogli e/o fascicoli, condizione delle coperture) e chimiche (umidità, muffe, polveri).
• Design: Formato, estetica, impaginazione, leggibilità (caratteri tipografici, specchio e interlinee), armonia delle parti.
• Criteri semantici
• Contenuto: Individuazione del tema principale e dei temi secondari. Analisi del punto di vista dell’autore. Valutazione degli equilibri (intrinseci ed estrinseci) delle diverse opinioni. Indagine sulla correttezza degli argomenti trattati e sull’eventuale senescenza dei contenuti.
• Tendenza: Verifica del contesto ideologico, culturale, tecnologico e scientifico nel quale sono emersi i contenuti. Confronto con il contesto attuale.
• Livello: Verifica dei possibili elementi di equilibrio fra il livello della pubblicazione, il livello dell’intera raccolta di settore (metodo Conspectus) ed il livello della domanda acquisita e/o potenziale. Rilevazione di eventuali elementi di incoerenza.

L’analisi delle collezioni librarie è dunque un fatto tecnico che deve essere ispirato a criteri qualitativi e quantitativi, che il bibliotecario deve effettuare con equilibrio e prudenza, basandosi anche sulla propria esperienza pregressa lavorativa. Per questo motivo, qualunque sia la metodologia tecnica scelta dal gruppo di lavoro, è necessario che essa venga riadattata e personalizzata in particolar modo rispetto alla missione della biblioteca, alle sue problematiche materiali e alla tipologia di utenza.

Prassi operativa

Ogni intervento di revisione prevede una serie di fasi operative. Per prima cosa bisogna definire il progetto analizzando le collezioni, fatto ciò vengono indicati i tempi di realizzazione, le risorse finanziarie necessarie, gli strumenti da utilizzare, le risorse umane e gli spazi da destinare alle raccolte. Il passo successivo prevede la predisposizione di una "griglia di valutazione tecnica" come ampiamente documentato nel paragrafo precedente. Per facilitare la verifica sarebbe auspicabile in fase preliminare la sistemazione del materiale a scaffale e il blocco temporaneo del prestito e della consultazione. Si passa poi all'esame del materiale documentario, con l’applicazione della griglia e la decisione, dopo l’analisi, della destinazione finale dei documenti esaminati, e cioè:

a) ritorno sullo scaffale,

b) spostamento in magazzino,

c) eliminazione dalla Biblioteca tramite macero, dono, scambio, vendita;

Si deve valutare poi per il materiale che si è deciso di ricollocare a scaffale o in magazzino la necessità qualora ce ne fosse bisogno di eventuali operazioni di restauro o rilegatura.

Siccome la revisione non è altro che una fase del circuito del libro a volte essa comporta anche eventuali riacquisti, al fine di operare delle sostituzioni per testi che sono ancora validi per contenuto e/o fortemente richiesti ma in cattivo stato fisico, o acquisti al fine di riequilibrare il patrimonio se ci si accorge di eventuali squilibri tra materie o all'interno della stessa disciplina.

Tutti questi passaggi richiedono poi l'aggiornamento del catalogo della biblioteca con tutte le operazioni tecniche che ne conseguono.

Al termine della revisione, come detto, ci sarà una parte del patrimonio che andrà eliminata dalla biblioteca. Prima di disporre liberamente del materiale ci sono delle procedure amministrative da seguire poiché le raccolte di biblioteca sono definite come bene demaniale di uso speciale e quindi bisogna cessare la destinazione di finalità pubblica.

Alla fine del processo si renderà necessaria una valutazione finale dell'operazione per poter verificare se sono state rispettate la missione e la finalità della biblioteca e di conseguenza si è soddisfatta l'utenza di riferimento.

Norme

Nel caso in cui il processo di revisione preveda l'alienazione del bene bisogna considerare che dal punto di vista del Codice Civile le raccolte delle biblioteche fanno parte del demanio pubblico (art.822 e 824) e quindi non possono essere alienate nè formare oggetto di diritto a favore di terzi. Rientrano nella categoria di beni culturali e assoggettati ad un regime di tutela. La disposizione del Codice civile è stata ribadita dal Codice dei beni culturali e del paesaggio del 2004, che specifica anche la responsabilità della tutela. La cessazione della demanialità avviene quando cessa la destinazione della finalità pubblica, nel caso delle raccolte della biblioteca essa può avvenire per fatto naturale o per atto volontario da parte dell'ente che la possiede che ritiene di non adibirla più all'uso pubblico. Nell' eventualità di uno scarto la biblioteca ha l'obbligo di seguire un complesso iter autorizzativo.

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Collegamenti esterni

• Codice dei beni culturali e del paesaggio, su sbapge.liguria.beniculturali.it.
• Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, su beniculturali.it.

Voci correlate

*[[Conspectus]] *[[SMUSI]] *[[International Federation of Library Associations and Institutions|IFLA]] [[Categoria:Biblioteconomia e scienza dell'informazione]]